Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu đối với doanh nghiệp muốn cải thiện năng lực cạnh tranh, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao chất lượng sản phẩm / dịch vụ. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đầu tư rất lớn nhưng chưa đạt được kết quả mong muốn,thường do mắc phải một số sai lầm cơ bản. Trong bài viết này, PNL Software chia sẻ 5 sai lầm phổ biến khi chuyển đổi số và cách khắc phục, giúp doanh nghiệp Việt triển khai hiệu quả hơn.

Vậy 5 sai lầm đó là gì? Doanh nghiệp của bạn có đang mắc phải 1 trong những sai lầm này?

Điều thứ nhất: Thiếu mục tiêu rõ ràng và KPI đo lường được

Vấn đề: Doanh nghiệp chạy theo xu hướng, chọn phần mềm hay công nghệ chỉ vì “hot”, mà không có tầm nhìn chiến lược rõ ràng, thiếu KPI cụ thể. Kết quả là dự án chuyển đổi số bị loãng, tốn chi phí nhưng hiệu quả thấp.

Cách khắc phục:

• Xác định mục tiêu dài hạn + trung hạn: ví dụ tự động hóa kế toán, giảm sai sót, tăng năng suất lao động,…
• Đặt KPI rõ ràng: % giảm lỗi kế toán, thời gian xử lý báo cáo, chi phí nhân sự, thời gian phản hồi khách hàng …
• Lập lộ trình chuyển đổi từng giai đoạn: thử nghiệm (pilot), mở rộng, tối ưu liên tục.

Điều thứ hai: Ưu tiên công nghệ hơn nhu cầu thực tế

Vấn đề: Đầu tư phần mềm mới, công nghệ cao mà không xem xét quy trình làm việc hiện tại, nhu cầu thực sự của nhân viên, khả năng thích nghi trong tổ chức. Công nghệ “xịn” nhưng nếu không ai sử dụng đúng cách thì cũng lãng phí.

Cách khắc phục:

• Khảo sát nhu cầu thực tế của từng phòng ban trước khi lựa chọn công nghệ.
• Ưu tiên giải pháp module hóa – linh hoạt mở rộng, vừa phù hợp ngân sách vừa dễ tích hợp.
• Đầu tư đào tạo & hướng dẫn chi tiết, để công nghệ thực sự đi vào quy trình hàng ngày.

Gợi ý cho bạn công nghệ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững: Công cụ "đo ni đóng giày" cho mọi Doanh nghiệp

Điều thứ 3: Thiếu cam kết từ phía lãnh đạo & sự tham gia của nhân viên

Vấn đề: Người lãnh đạo thấy hấp dẫn chuyển đổi số, nhưng không truyền đạt được tầm nhìn, vai trò; nhân viên không hiểu mục đích, lo lắng mất việc, chống lại sự thay đổi.

Cách khắc phục:

• Ban lãnh đạo cần truyền thông nội bộ rõ ràng, chia sẻ lợi ích và mục tiêu cụ thể.
• Thành lập đội dự án liên phòng ban, cho nhân viên cơ hội tham gia và đóng góp ý kiến.
• Tạo môi trường hỗ trợ: đào tạo, tài liệu, mentoring để giảm kháng cự.

Điều thứ 4: Thiếu ngân sách dự phòng & quản trị rủi ro không tốt

Vấn đề: Chỉ dự trù kinh phí cho việc mua phần mềm hay công nghệ, nhưng không tính đến chi phí đào tạo, chuyển đổi quy trình, chi phí bảo trì, nâng cấp, chi phí thời gian downtime,… Khi có sự cố phát sinh, chi phí đội lên không kiểm soát được.

Cách khắc phục:

• Lập ngân sách chi tiết, bao gồm chi phí ẩn + dự phòng cho các rủi ro.
• Sử dụng các phương pháp phân tích rủi ro (risk analysis) để xác định các điểm yếu trong quá trình chuyển đổi.
• Theo dõi sát tiến độ, chi phí thực tế so với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời.

Điều thứ 5: Bỏ qua trải nghiệm người dùng & UX (nhân viên, khách hàng)

Vấn đề: Hệ thống số nếu phức tạp, giao diện khó sử dụng, quy trình không rõ ràng sẽ làm cho người dùng phản kháng, thậm chí có thể quay lại dùng “cách cũ”. Giao diện xấu hoặc chậm cũng ảnh hưởng tới hiệu quả.

Cách khắc phục:

• Thiết kế UX/UI thân thiện, dễ học, dễ sử dụng; thử nghiệm với một nhóm nhỏ người dùng trước khi lan rộng.
• Tối ưu hệ thống trên thiết bị di động nếu cần (mobile-first), vì ngày càng nhiều người làm việc linh hoạt.
• Lấy phản hồi của nhân viên/khách hàng dùng hệ thống, đo lường chỉ số như thời gian hoàn thành tác vụ, tỉ lệ lỗi/hỏng (bugs), và điều chỉnh.

👉 Đọc thêm về Ứng dụng công nghệ để tối ưu hiệu suất

Kết luận

Chuyển đổi số không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà là hành trình thay đổi tổ chức, quy trình & tư duy. Tránh được các sai lầm trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động một cách rõ ràng.

Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác tin cậy để triển khai giải pháp chuyển đổi số toàn diện, từ HRM, kế toán, thiết kế web đến tự động hóa quy trình – PNL Software cam kết đồng hành với bạn, mang đến giải pháp phù hợp, tiết kiệm & hiệu quả.

Khi bạn có bất cứ thắc mắc nào về hành trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp hãy liên hệ PNL ngay để được hỗ trợ, tư vấn miễn phí!

✉️Email: chuyendoiso.pnl@gmail.com

☎️Hotline: 0932.702.486

🌐 Web: https://pnlsoftware.com.vn/vi